Kako pričati pametno a kratko?

Komunikacija – to je ono kad dvije osobe pričaju. No je li "to" stvarno samo "to"?

Ono što želimo napraviti svaki puta kada pričamo ili izmjenjujemo poruke s drugima je dijeljenje naših ideja, davanje savjeta, iznošenje naših mišljenja i dijeljenje ili prenošenje onoga što osjećamo. Jednako tako ono što tada očekujemo je da nam oni s kojima dijelimo ideje prenesu i svoj pogled na to.


Foto: PorquoiPas/Pixabay

No problem gotovo svakog razgovora – komunikacije - je u tome što je ona tek vrlo rijetko učinkovita. I dok to nije problem kada sjedimo na kavi s prijateljima, na poslu to svakako jest. Sjetite se samo beskonačnih sastanaka nakon kojih se ne sjećate o čemu je bila riječ.

Ponekad nam se čini kako mislimo da smo učinkovito komunicirali samo zbog toga što smo rekli ono što smo željeli reći. No treba biti svjestan kako ništa nije tako jednostavno da se ne može krivo shvatiti.

Najmanje komuniciramo riječima

Čuli ste za pravilo od 7 posto? Komunikacija je samo sedam posto izrečenog, a 93 posto naše komunikacije nije ono što ostvarujemo riječima. Zato je važno raditi na učinkovitom komuniciranju. Na poslu najčešće komuniciramo verbalno, neverbalno i pisanim putem.

Verbalna komunikacija je ona koja je izrečena, no i ona sama ima elemente koje mogu umanjiti njenu efikasnost. Nije nevažno kakav je ton glasa, kakvo je naglašavanje riječi i je li dikcija jasna i razumljiva. Neverbalna komunikacija je sva ona koja ne uključuje riječi. To je dodir, pogled, pokreti rukama, izrazi lica i govor tijela... Ovaj dio komuniciranja ima najviše utjecaja na one s druge strane. Pisana komunikacija je, naravno, ona koju stavljamo na papir, unosimo u računalo ili mobilni telefon. No iako nam se čini da je to samo ono što bismo izrekli prebačeno u pisani oblik to nije tako. Pisani sadržaj i onaj kojeg govorimo često su dva različita svijeta. I nešto što je jasno napisano kada se izgovori zvuči čudno, a ono što izgovorimo u pisanom obliku izgledan nespretno i nepregledno.


Kako učinkovito komunicirati?


Vještine komuniciranja jedne je od najvažnijih vještina svakog čovjeka, no često su zapostavljene i obično ih u našim životopisima ne navodimo. No zato na razgovorima za posao najveći dio vremena pokazujemo upravo to, koliko i kako znamo govoriti, kako se predstavljamo drugima i znamo li svoje ostale vještine predstaviti na pravi način.


Slušam


Izvrsne komunikacijske vještine započinju sa sposobnost slušanja. Ono mora dovesti do toga da se informacije točno shvate i prenose drugima. Onaj koji loše sluša neće biti dobar voditelj tima, ali niti njegov član. I ono što je važno – slušati ne treba da bismo onome tko priča odgovorili nego da bismo ga razumjeli.


Osjećam



Odmah nakon slušanja dolazi refleksija, interpretacija ili impresija. Nakon pažljivog slušanja možeš oblikovati svoja mišljenja o onome što čuješ i tražiti pojašnjenje ili dati mišljenje. I kada sam pričaš očekuješ da oni koji te slušaju nešto odgovore, a ne da imaš osjećaj da govoriš zidu. Ona ne mora biti odmah izrečena, nego tek nakon duljeg razmišljanja vraćena onome tko je govorio kao povratna informacija.


Prijateljujem


Prijateljska komunikacija koja uključuje ugodan ton, ugodnu dinamiku i pristojnost otvara mogućnost za dijalog i potiče razmjenu informacija. Kada oni koji slušaju imaju ugodan osjećaj lakše se otvaraju i iznose mišljenja. Pristupačnost također pomaže komunikaciji. Bez nje onaj koji donosi odluke bitne informacije dobit će tek u posljednji trenutak i to kada je već panika.

Biti samouvjeren u komunikaciji je izuzetno važno. Oni koji slušaju ne vjeruju samom sadržaju izrečenog nego onome kako je to izrečeno, posebice ako onaj koji govori zvuči kao da vjeruje u ono što govori.


Malo pričam


Biti jasan i sažet svakome štedi vrijeme. To je nešto što se osobito na poslu jako cijeni. Jasne informacije i naputci ne smiju se utopiti u moru suvišnih riječi i primjera. Višak priče uvijek povećava i broj pitanja oko nje. Za jasno i sažeto pričanje dobro je razmisliti prije, pripremiti si ključne stvari i staviti ih na papir. Oni koji slušaju bit će jako zahvalni na tome. I još nešto, jasno i sažeto komuniciranje ne znači da treba koristiti kratice i neformalni govor.


Prihvaćam


Prihvaćanje povratnih informacija jednako je važno kao i njihovo davanje. Nije lako primati kritike. Jednako tako tjedne utrošene na pripremu nekog projekta koje netko sasječe toliko da treba krenuti iz početka nije lako prihvatiti, no lakše je ponovno početi nego nešto nepovratno loše stalno popravljati putem. Povratne informacije moraju biti shvaćene i izrečene kao konstruktivna kritika, a ne kao izrugivanje. Kritike pomažu da svatko od nas bude bolji, da naš projekt bude bolji i da ostvarimo ono što želimo. Iskrenost je dobra ali i diplomatičnost nije na odmet. Jednako tako kao što smo brzi na obaraču oko kritika dobro je da smo jednako tako brzi i s pohvalama i poticajima za članove tima ili kolege. S druge strane vikanje, pasivna agresija ili vidljiva frustracija uvijek se vraća natrag onome tko je šalje. Strpljivost i pristojnost ostavlja odnose među ljudima nedirnutima i problemi se puno prije rješavaju.


Empatija


Otvorenost prema idejama, mogućnost empatije, emocionalna inteligencija i poštivanje osoba s kojima vodite dijalog je pravi način za učinkovitu komunikaciju, primanje ali i davanje informacija. Odbacivanje tuđih ideja samo zato što im ne vjerujemo, vidimo ih s druge strane ili nam se ne sviđa njena poruka nije dobro za donošenje pravih odluka. Razumijevanje i poštivanje prava drugih na mišljenje i prihvaćanje drugih kao osoba ključno je za dobro radno okruženje.

Odabir medija komuniciranja ili mjesta komuniciranja također je važno. To je kao prekid preko poruke. Neke stvari se govor lice u lice i to na samo, a one druge zahtijevaju pisanu formu. Jednako tako treba imati obzira je li osoba kojoj pričamo zauzeta poslom, a i to kakva je vijest – loša ili dobra.


Tijelo priča priču


Govor tijela je ključan dio neverbalne komunikacije. Neverbalna komunikacija je najveći dio komunikacije i dobro je koristi je da ojača ideju ili priču. Pokreti ruku, kontakt očima i položaj tijela ulaze u podsvijest onih koji nas prate.


Vjerujem


Sa svojim kolegama je važno graditi povjerenje. Pisanje zajedničkog izvješća o nekom problemu može povećati razinu tog povjerenja. Za rast povjerenja važno je biti iskren i to komunicirati, a ne obećavati ono što ne možeš ostvariti.


Pitam


Svaka komunikacija mora biti začinjena pitanjima. Ona pokazuju interes za temu, a jednako tako važno je postavljati prava pitanja kako bi se moguće nedoumice razbistrile. Postavljanje otvorenih pitanja koja daju odgovore šire od „Ne“ i „Da“, angažiraju one koje se pita i njima se može dobiti slika kako oni vide stvari oko sebe.