top of page

Nevažna komunikacija - kako je prepoznati i izbjeći

Writer's picture: Krešimir SočkovićKrešimir Sočković

Irrelevantna komunikacija je poput onog nepotrebnog "reply all" e-maila kojeg svi mrze, ali nitko se ne usuđuje reći ništa jer dolazi od šefa. Možda djeluje bezazleno, ali s vremenom postaje ozbiljan problem koji oduzima dragocjeno vrijeme, energiju i živce. Ako je poslovni svijet orkestar, irrelevantna komunikacija je tip koji svira triangl u potpuno pogrešnom trenutku – glasno i nepotrebno.Irrelevantna komunikacija je poput onog nepotrebnog "reply all" e-maila kojeg svi mrze, ali nitko se ne usuđuje reći ništa jer dolazi od šefa.


Foto: Pixabay
Foto: Pixabay

Možda to djeluje bezazleno, ali s vremenom postaje ozbiljan problem koji oduzima dragocjeno vrijeme, energiju i živce. Ako je poslovni svijet orkestar, irrelevantna komunikacija je tip koji svira triangl u potpuno pogrešnom trenutku – glasno i nepotrebno.

Kako prepoznati irrelevantnu komunikaciju?

Jednostavno – ako se tijekom sastanka ili e-mail niti osjećaš kao da slušaš priču o vremenskoj prognozi u gradu u kojem nikada nisi bio, vrlo vjerojatno je irrelevantna komunikacija na djelu. To su oni trenutci kad:

  • Sastanak od pola sata traje dva sata jer se neko sjetio ispričati priču o svojoj mački.

  • U inbox stiže e-mail s dvanaest privitaka i naslovom “Važno!!!”, a jedina korisna informacija je u petoj rečenici, negdje na dnu.

  • Fokus s bitnih tema skreće na detalje poput “Koju nijansu plave da koristimo u prezentaciji?”

Posljedice irrelevantne komunikacije

Mentalni umor i frustracija – Nema ništa gore nego kad shvatiš da si mogao završiti posao za pola sata, ali si potrošio cijeli dan na razmatranje nebitnih tema.

Gubitak povjerenja – Timovi počinju gledati na lidere kao na ljude koji nisu sposobni upravljati vremenom, a to može ozbiljno narušiti povjerenje.

Pad produktivnosti – Kada ljudi moraju filtrirati važno od nevažnog, troše energiju na procesiranje, a ne na akciju.

Demotivacija – Ništa ne ubija entuzijazam brže od osjećaja da tvoje vrijeme nije cijenjeno.

Zašto dolazi do irrelevantne komunikacije?

Lako je reći da problem dolazi od drugih, ali u stvarnosti je irrelevantna komunikacija često rezultat loše strukture i nejasnih ciljeva.

Nedostatak jasnog fokusa: Ako nije jasno što se želi postići, ljudi će se uhvatiti za bilo koju temu koja se pojavi.

Strah od tišine: Neki lideri ili članovi tima imaju potrebu stalno pričati kako bi izgledali zauzeti, pa završe govoreći stvari koje nitko nije tražio.

Prekomjerna uključenost: Kada svi moraju biti obaviješteni o svemu, informacije postaju previše raspršene i nevažne.

Rješenja za nevažnu komunikaciju

Srećom, ovaj problem ima rješenje, a prvi korak je osvijestiti ga. Kada se irrelevantna komunikacija smanji, produktivnost i moral tima naglo rastu.

Postavi jasan cilj svake komunikacije

Prije nego što pokreneš sastanak, pošalješ e-mail ili započneš raspravu, odgovori na ključna pitanja:

  • Koji je cilj ove komunikacije?

  • Tko zaista treba biti uključen?

  • Što je najbitnije da svi znaju?

Ako ne možeš odgovoriti na ta pitanja, možda komunikacija uopće nije potrebna.

Uvedi pravilo "kratko i jasno"

Budi brutalno jasan i sažet. Umjesto dugih objašnjenja, koristi jednostavne i precizne poruke. Na primjer:

  • Umjesto: “Trebali bismo razmisliti o nekoliko opcija za dizajn logotipa, jer mislim da trenutna boja ne odražava dovoljno dobro naš identitet brenda…”

  • Reci: “Promijenimo boju logotipa u nijansu koja bolje odražava naš brend.”

Fokusiraj se na prioritete

Ne mora svaka tema biti obuhvaćena na svakom sastanku. Napravi listu prioriteta i drži se onoga što je najvažnije. Sve ostalo može čekati.

Postavi vremenske okvire

Sastanci ili razgovori bez vremenskih ograničenja završe kao nepregledne rasprave. Postavi jasna pravila: svaki sastanak ima vremensko trajanje i točno određene teme.

Uvedi kulturu aktivnog slušanja

Učini da svaki član tima zna kako su njegovi doprinosi vrijedni, ali i nauči ih kada je vrijeme da šute i slušaju. Aktivno slušanje smanjuje potrebu za prekomjernim objašnjavanjem.

Segmentiraj informacije

Ne trebaju svi znati sve. Ako e-mail sadrži informacije za različite odjele, razdijeli ga u sekcije ili pošalji personalizirane poruke.

Koristi alate za praćenje komunikacije

Postoje alati poput Asane, Trella ili Slacka koji mogu strukturirati komunikaciju tako da svatko ima pristup samo informacijama koje su mu potrebne.

Kako preživjeti nevažno

Irrelevantna komunikacija je poput onog kolege koji dolazi s pitanjem: “Imaš li minutu?”, a odlazi nakon sat vremena. Riješiti se nje nije samo poslovni cilj – to je stvar preživljavanja. Drži komunikaciju relevantnom i sažetom, i gledaj kako se tvoj tim pretvara u produktivnu mašinu – bez viška priča o vremenu, macama ili fontovima u PowerPointu.

 Manje irrelevantne komunikacije znači više vremena za ono što zaista voliš - bilo to pivo s frendovima, sat vremena u garaži s glancanjem motocikla ili meditacija uz mirisne svijeće.

0 komentara

Comments


bottom of page