Jedna od najdražih igara mog djetinjstva bila mi je igra „pokvarenog telefona“. Osim što je igra mogla imati neograničeni broj igrača, sve od nas troje pa do cijelog razreda, mogli su ga igrati i mlađi i stariji, i baš svi iz naše zgrade ili ulice. Ono što je njena najveća draž je to što je njen ishod uvijek je bio iznenađenje.
Čak i kada je poruka bila kratka od samo nekoliko riječi, do desetog igrača ona je dobila sasvim drugačiji oblik, nekada toliko smiješan, a često i potpuno suprotnog značenja od početne poruke.
Na žalost ova igra često se događa i u stvarnosti i kvari nam odnose, prijateljstva i poslove.
Svaki menadžer, voditelj tima, pa i svaki član tog tima zna da je komunikacija, i to ispravna i jasna komunikacija temelj dobro odrađenog posla ili projekta. Svaki učenik zna da, ako mu nije jasno što profesor želi od njega u nekom zadatku, rješenje tog zadatka samo slučajno može biti točno.
Iako u teoriji ono što zovemo komunikacijom u nekom timu doslovno znači proces u kojemu se informacije između pojedinaca dijele kroz sustav simbola, znakova i ponašanja između grupe ljudi sakupljene oko nekog posla ili aktivnosti, tu je puno prostora za nesporazume.
Iako članovi timova uvijek izmjenjuju neke informacije to ne znači da to rade učinkovito.
Nesporazumi mogu dovesti do toga da članovi tima nešto pretpostavljaju, imaju očekivanja utemeljena na krivim informacijama. Stvaraju zatvorene krugove dijela tima, dok drugi ne dobivaju te informacije. Nesporazumi dovode i do konflikata oko toga kako informacije trebaju biti shvaćene.
Kada postoji toliko puno prilika za greške jasno nam je da je komunikacija u timu puno kompleksnija nego li se na prvi pogled čini.
Želimo bolje komunicirati
Kada pitam bilo koga želi li unaprijediti svoje vještine komuniciranja gotovo svi mi daju odgovor da to žele. Istovremeno apsolutno svi menadžeri ili voditelji timova na to pitanje odgovaraju s „naravno da želim“.
Foto: Pixabay
Vrlo je lako doći do odgovora zašto je to tako.
Konflikte treba rješavati ranije
Dobra komunikacija u timu znači da se konflikti prepoznaju i rješavaju puno ranije. Mnogi problemi u unutrašnjoj komunikaciji neke kompanije počinje upravo zbog toga što se na neku neka grešku u napisanome ili izrečenom nije dovoljno rano pozabavilo.
Čest je slučaj da voditelj tima da nejasan zahtjev zaposlenicima a oni se boje postaviti pitanje. Jednako tako moguće je da članovi timova nisu dobili jasne ciljeve. Tada se zadaci usporavaju i odgađaju, a oni koji ih trebaju odraditi osjećaju se kao da su im svezane ruke ili da ih se ignorira.
Članovi tima moraju biti više angažirani
Zaposlenik koji sudjeluje u svom radu i voli svoj posao želi ostvariti svoje zadatke i tako pomaže tvrtki za koju radi. Onaj radnik koji je izostavljen iz procesa informiranja postaje onaj kojemu posao prestaje biti važan i kojeg radi samo da bi dobio plaću i samo onoliko da mu nitko ne zaprijeti otkazom.
Nezainteresiranost zaposlenika za posao najčešće je posljedica loših internih komunikacija u kompaniji. Nezainteresiranost raste ako im lideri ne znaju objasniti što su ciljevi kompanije, a jednako tako ona raste i ako zaposlenici imaju osjeća da se njihov doprinos ne cijeni niti primjećuje.
Sudjelovanje ili veća angažiranost zaposlenika raste s boljom komunikacijom u timu. Ako voditelj tima može ohrabriti članove na dijalog tada može saznati zašto se neki članovi tima osjećaju izoliranima.
Osnažiti komunikaciju odozdo
Komunikacija od nižih prema višim razinama mora biti osnažena. To u praksi znači da bilo koji djelatnik na bilo kojoj razini može sudjelovati u komuniciranju ideja ili povratnih informacija o tome što se događa oko njega. Svaka dobra tvrtka mora imati komunikacijske kanale koji mogu preskočiti uobičajenu hijerarhiju. Informacija tada ne ide samo u jednom smjeru od menadžmenta prema dolje nego i u suprotnom smjeru. Kada menadžeri znaju što tišti one koji provode projekte brže mogu promijeniti način rada kako bi šteta ili usporavanje bilo što manje. A jednako tako mogu dobiti ideje i kako pojedine procese ubrzati ili učiniti kvalitetnijima.
Istovremeno takav način komuniciranja daje zaposlenicima alat da sudjeluju u nečemu što može imati utjecaj na odluke i smjer kojim se kompanija kreće.
Transparentna kultura kompanije
Ako imamo osjećaj da u kompaniji za koju radimo nema jasne i otvorene komunikacije u okruženju u kojem radimo puno su veće šanse da ćemo svoju budućnost početi tražiti izvan kompanije. Ili još gore i po nas i po kompaniju da ćemo biti frustrirani, tu frustraciju dijeliti među kolegama i na kraju dovesti sebe do „burnouta“.
Rigidna hijerarhijska struktura koja onemogućava da informacije dođu na niže razine organizacije nema što tražiti u transparentnoj modernoj kompaniji. Razvojem komunikacije u timovima kompanije mogu ojačati dijalog koji će ukloniti barijere između viših i nižih razina odlučivanja.
Takav način komuniciranja dovodi do većeg povjerenja između lidera i zaposlenika.
Kako stvoriti učinkovito komuniciranje u timu?
Na žalost ne postoji rješenje koje odgovara svim timovima i svim načinima komuniciranja. Nešto može biti dobro za jedan tim ne mora za drugi. Postoje različiti stilovi komuniciranja no ono što im je zajedničko je da prate jednu strategiju.
Postoji nekoliko različitih načina kako ljudi komuniciraju na radnom mjestu – analitični, intuitivni, osobni i funkcionalni.
Oni koji komuniciraju analitično ovise o podacima i detaljima. Njihove odluke su potkrepljene konkretnim činjenicama i brojkama, a emocionalni argumenti se zaboravljaju. Logika je važnija od osjećaja i zbog toga mnogi komunikatori koji su tog tipa mogu djelovati na druge kao distancirani. No s druge strane omogućavaju transparentnost, dostupnost svih informacija kao i izvore tih informacija. U takvom tipu komuniciranja najbolje je argumentirati brojkama, a ne procjenama i ocjenama.
Intuitivni tip komuniciranja je potpuno suprotan onome analitičnom. Intuitivnom komuniciranju važnija je široka slika više nego fokus na sitne elemente od kojih je ona sastavljena. Takav način razmišljanja i komuniciranja tipičan je za kreativce i njihova rješenja koja su obično neuobičajena. Oni se više pitaju zašto se nešto radi i što je iza projekta i kako ga uklopiti u neku veću strategiju.
Osobni komunikacijski stil je nešto što bismo mogli nazvati i diplomatskim stilom komuniciranja i izvrstan je u prepoznavanju i rješavanju konflikata. Takav način komuniciranja uzima u obzir emocije, osobne veze i razumije neverbalno komuniciranje. Oni koji preferiraju ovakav način komuniciranja inače ne vole raditi na daljinu i važna im je jasna i česta komunikacija za motivaciju i veći angažman.
Po načinu kako primaju informacije ovakvi komunikatori su sličniji intuitivnima jer bolje reagiraju emocionalnu vezu. No za razliku od njih ne pitaju se zašto oko razloga zašto se neki projekt provodi nego više zašto su oni u njemu i kako mogu mu mogu pridonijeti.
Funkcionalni komunikatori su zato bliži analitičnima jer vole detalje i planiraju svaki korak. Ako netko u timu postavi pitanje „što ako…“ to je najčešće netko tko tako komunicira. Oni vole znati sve detalje projekta kako bi mogli unaprijed vidjeti što može poći po zlu. Kada čuju novu ideju zanima ih točno kako će se ona provesti. Oni često znaju spustiti na zemlju intuitivce koji razmišljaju izvan okvira, no imati ih u timu znači imati one koji će biti oni koji će najlakše prijeći s riječi na djela.
Svaki tim ima svoju dinamiku
Razumijevanje različitih stilova kojeg vole pojedini članovi timova je način kako se mogu bolje dijeliti informacije i bolje surađivati. Ako su članovi tima analitični donesimo im podatke, ako su intuitivniji dajmo im širu sliku. Svaki tim ima svoju posebnu dinamiku no cijela kompanija mora imati načine kako koriste komunikacijske alate na korist sebi i kompaniji i držati se strategije koju u komuniciranju ima.
Kako unaprijediti komuniciranje?
Razmislite o načinima kako sada komunicirate. Promjena načina komuniciranja i korištenje novog alata ili novih oblika komuniciranja može se činiti kao veliki izazov i za male a kamoli veće kompanije. Kako će proteći adaptacija na novi alat ili nova pravila, i hoće li to usporiti radne procese također je dobro pitanje. No i navika ili osjećaj zaposlenika kako im je mail i telefon sasvim dovoljan ne znači da ne treba napraviti iskorak prema nečemu novome. Nekada je problem javiti se na telefoni i imati vremena za razgovor, a često smo skloni mailove provjeravati dva puta dnevno - ujutro i popodne.
Izuzetno je važno da svaki član tima zna točno kakva su pravila komuniciranja. Iako se čini da je to previše pravila i pretjerano mikromenadžiranje dobro je reći članovima tima što je očekivan i primjeren način komunikacije u timu i koliko često ili kada treba provjeriti svoj „inbox“ kako ne bi propustio nešto važno.
Jednako tako je važno slušati što članovi tima govore. Iako je povratna informacija članova timova na nižoj razini prioriteta odgovaranje na njih je ono što poboljšava komunikaciju u timu, posebice kod onih članova tima koji rade s udaljenih mjesta. Povratne informacije dobro je tražiti i uz pomoć pripremljenog upitnika koji će odgovoriti na pitanja koliko im je praktičan alat kojim se služe, dobivaju li dovoljno informacija, mogu li slobodno komunicirati s kolegama i menadžerima i kakva su im očekivanja od komuniciranja s njima.
Odgovori na ta pitanja pomoći će razvoju komunikacijske strategije i mogućim izmjenama alata za komuniciranja, ali jednako tako i boljem oblikovanju naputaka za komuniciranje.