Bez vike i frke: Timska komunikacija koja ne boli

Krešimir Sočković
19. svi
4 min čitanja

U svakoj firmi, školi ili sportskoj ekipi postoji barem jedan tim koji se ili obožava ili jedva trpi. A najčešći razlog za to? Komunikacija. Nije problem što netko ne zna napraviti Excel tablicu ili ne zna trčati 100 metara bez da se zadiše – problem je što ne znamo uvijek kako to reći, kako to slušati i kako se ne posvađati oko pizze na tim-buildingu. Pa hajdemo to malo pročeprkati.

Timski rad nije vic iz menze

Znate onu: „Zašto je teško raditi u timu? Zato što tamo ima ljudi.“ I stvarno – ljudi imaju različite navike, tonove glasa, prioritete i, ne zaboravimo, razine jutarnje razdraženosti. No, timska komunikacija nije samo "pričanje", već cijeli set vještina – od slušanja, do postavljanja pitanja, pa sve do nenapisanih pravila poput "nemoj slati mail u Caps Locku".

U sportu to često ide intuitivnije. Timski sportaši imaju treninge komunikacije čak i kad trče – „lijevo!“, „iza!“, „moja!“ – sve kratko, jasno, bez filozofiranja. U poslovnom svijetu, nažalost, često je obrnuto: što važniji sastanak, to više ljudi koriste fraze poput „implementirati sinergijske smjernice“.

Kako izgraditi tim koji komunicira kao orkestar?

Svi na istoj valnoj duljini. Bez jasnih ciljeva, tim je kao nogometna ekipa bez golova – trče, znoje se, ali nitko ne zna gdje treba zabiti. Dakle, prvo se dogovorimo tko što radi, tko odlučuje i do kada. Primjer: u jednoj marketinškoj agenciji, svaki tjedan kreće kratkim „stand-up“ sastankom (doslovno se stoji) od 15 minuta gdje svatko kaže: „Evo što radim. Evo gdje zapinje. Evo što mi treba.“ Rezultat? Manje mailova, manje nerazumijevanja, više kave u miru.

Povjerenje kao Wi-Fi – kad ga nema, sve šteka. Ljudi ne dijele ideje ako misle da će ih netko ismijati. Ne kažu kad griješe ako misle da će to završiti na tapeti. U uspješnim timovima, voditelj pita: „Što mislite?“ i stvarno čeka odgovor. I prihvaća ga. Jedan IT voditelj iz Zagreba ima pravilo: svaki tjedan traži od kolega da mu kažu što bi on mogao raditi bolje. Nije mu uvijek ugodno, ali tim ga poštuje – i vidi da je stvarno otvoren.

Sluh kao alat broj jedan. Dobra komunikacija počinje – slušateljem. Aktivno slušanje znači da ne čekamo red da nešto kažemo, nego pokušavamo razumjeti. Klasični primjer lošeg slušanja: „Čujem te, ali…“ – sve nakon "ali" briše ono prije. Bolje: „Da vidim jesam li dobro razumio...“ – time pokazujete da vam je stalo.

Povratna informacija – ne mora boljeti. Feedback ne mora biti „iskren, ali brutalan“ – može biti i koristan, a da ne izazove srčani. Učinkovita formula: „Sviđa mi se što si…“, „Možda bi sljedeći put mogao…“, „Što ti misliš o tome?“. I naravno – hvaliti kad ide dobro, a ne samo kad nešto gori. U sportu, svaki trener zna da pohvala motivira čak i više od pobjede.

Eksterna komunikacija: Kad tim mora „pričati“ s vanjskim svijetom

Dosljednost kao mantra. Nema goreg nego kad jedan član tima kaže klijentu jedno, a drugi nešto sasvim drugo. Rješenje? Dogovorena komunikacijska pravila – tko, što, kada i kako. Npr., kod startupa iz Osijeka, svaki vanjski mail prema partnerima ide kroz alat gdje tim zajedno provjerava je li poruka jasna, točna i u skladu s tonom brenda.

Poštuj sugovornika. Marketing timu ne treba isti jezik kao financijskom direktoru. Prilagodite ton i sadržaj. Ako komunicirate s klijentom, pitajte se: „Bi li ovo razumjela moja baka?“ Ako ne bi – prepišite.

Brzina = profesionalnost. U današnje vrijeme, tko prvi odgovori – pobjeđuje. Ako klijent pita nešto, ne mora odmah dobiti rješenje, ali može: „Vidjeli smo poruku, radimo na odgovoru. Javimo se do kraja dana.“ Zvuči jednostavno? I jest. Ali rijetko tko to stvarno radi.

Sukobi u timu – drama ili prilika?

Sukobi nisu nužno loši. Zapravo, kad se pametno vode, oni su gnojivo za bolju suradnju. Ali – moraju se riješiti na vrijeme, mirno i pošteno. Evo kako:

Ne guraj pod tepih. Ako je kolega frustriran jer nosi sav teret, ne čekaj da eksplodira. Pitanje poput „Hej, kako si s ovim zadatkom?“ otvara vrata razgovoru.

Razdvoj osobu od problema. Umjesto: „Ti nikad ne šalješ na vrijeme!“ – probaj: „Primijetio sam da nekoliko puta nismo stigli na rok. Što možemo promijeniti?“ Poanta je: problem je zajednički, ne osobni.

Zajednički dogovor – zajednička odgovornost. Kad se sukob riješi, dogovorite tko što radi dalje – i zapišite. Ne zato što ne vjerujete, nego zato što je pametno imati trag. U jednoj agenciji u Splitu koriste „sukobnu bilježnicu“ – kratki Google doc gdje se zapiše što se dogodilo, kako su se dogovorili i kad će se opet čuti da vide ide li sve po planu.

Follow-up je kralj. Nakon što se „pomirite“, pitajte nakon tjedan-dva: „Ide li sve ok? Ima li nešto za prilagoditi?“ Time pokazujete da vam je zaista stalo, a ne da ste samo gasili vatru.

Lekcije iz škole i sporta koje vrijede i za ured

U školskom projektu, uspješan tim nije onaj gdje najbolji učenik sve napravi sam, nego onaj gdje se zna tko što radi i svi se osjećaju uključeni.
U nogometu, suigrač koji ne dobiva loptu se ne ljuti ako zna da mu vjeruju – jer je to prethodno jasno iskomunicirano.
U poslovnom timu, radit ćete bolje s ljudima koje poštujete – čak i kad se ne slažete – ako znate da možete razgovarati bez tenzija.