Sve društvene mreže, i mnogi poslovni servisi sve se više se koriste za videokomuniciranje, i privatno ili poslovno. Širenjem epidemije koronavirusa u svijetu korištenje servisa koji to nude znatno poraslo i to u vrlo kratkom roku.
No gubitak signala, loša slika ili ton, iskrivljeni kadar, greške u nastupu, sastanak koji nije strukturiran i traje u nedogled i osjećaj kako posao nije dobro odrađen pa ga je potrebno ponavljati, glavni su izazovi koje srećemo na video sastanku, konferenciji ili podcastu.
Kako izbjeći te greške?
Foto: Chris Montgomery
Za početak svaki računalni znalac će vas upozoriti kako je dobro da prije početka videokonferencije spremite sve ono što radite na računalu i isključite sve aplikacije koje vam nisu nužne. Posebno je to važno za sve programe koji koriste vaše osobne podatke ili troše većinu resursa vašeg računalnog procesora.
Previše otvoreniih aplikacija usporit će vaše računalo dok traje vaš videopoziv, a on sam po sebi kod slabijih računala i posebice laganih laptopa može trošiti puno njegove snage. Ako čujete da vaši ventilatori u računalu rade na najjačoj snazi hladeći procesor, a video aplikacija počinje zaostajati, zamrzavati se ili prestane raditi zatvorite sve aplikacije koje nisu nužne.
Prije nego dijelite sadržaj vašeg ekrana s drugima provjerite što je na njemu. Nije mudro na poslovnom sastanku pokazati nešto što je osobne prirode ili moguće sramotno. Za početak otvorite svoj Internet pretraživač i zatvorite sve njegove tabove, osobito one koje ne želite da drugi sudionici razgovora vide. Uključite i „ne smetaj“ funkciju na vašim aplikacijama za razgovore, kako se privatne poruke ne bi pojavile dok pokazujete nešto na vašem računalu drugima.
Provjerite i brzinu i mogućnosti spajanja vašeg računala s Internetu. Prije poziva provjerite uz pomoć alata za to poput Speedtest.net. Ako ste na bežičnoj mreži i brzina spajanja vam nije zadovoljavajuća dođite bliže anteni vašeg bežičnog rutera ili pokušajte na neki drugi način pojačati snagu signala.
Mjesto na kojem komunicirate neka bude dovoljno osvjetljeno, a pozadina vašeg kadra, odnosno zid iza vas neka bude što je moguće neutralniji i u jednoj boji. Neke aplikacije poput Skypea i Zooma mogu vam omogućiti da zamutite ono iza vas ili zamijenite ga s virtualnim okružjem, pa ako vam je okoliš u kojem snimate šarolik iskoristite te opcije. Najbolje u komuniciranju preko računala ili pametnog telefona izgledaju lokacije koje imaju prirodno osvjetljenje. Tada će vaše lice izgledati čisto i jasno, neće biti žuto niti bijelo. Ako vam soba ima jako puno sunčeva svjetla pokušajte koristiti blago umjetno svjetlo.
Prije početka videopoziva, provjerite funkcionira li vam vaša video i audio veza i radi li sve. Mnogi alati za videokonferencije imaju uslugu testiranja servisa. Potražite je i naučite koristiti.
Kamera koja vas snima treba biti u visini vaših očiju. To je jako važno kako ne biste gledali ni gore niti dolje dok vas ona snima. Nije niti malo zabavno da vas kolege gledaju u tjeme ili u nosnice dok im govorite nešto što je prilično važno. I ono što je važno dok govorite nemojte gledati u svoje lice na ekranu nego u leću kamere koja vas snima. Kako to ne biste zaboravili zalijepite si strelicu pokraj nje u nekoj vidljivoj boji kako biste se sjetili to napraviti. Kada gledate u kameru dok govorite vaši sugovornici neće misliti da vas stalno nešto ometa i da niste zainteresirani jer na računalu gledate nešto drugo.
Ako povremeno razgovarate vaše potrebe za videokonferenciju zadovoljit će kamera na vašem laptopu i mikrofon koji je ugrađen u njega. No ako to radite često ili vam je računalo prilično staro primijetit ćete da sve bolje izgleda i funkcionira na novijem telefonu nego na računalu. Ako videokomunicirate svaki dan uložite novac u malo bolju kameru i mikrofon, koja će vam olakšati rad. Dok ste na konferencijskom razgovoru koristite slušalice i mikrofon koji je možda na njima. Kako govor ne bi kasnio za slikom bolje je koristiti mikrofon i slušalice koje su povezana s računalom preko žice.
Ako vodite sastanak, dobro se pripremite, odaberite teme o kojima ćete govoriti i pripremite sve dokumente unaprijed. Ako kolege imaju potrebu vidjeti neke dokumente ranije pošaljite im prije poziva i osigurajte da svi imaju pristup svim podacima prije početka video sastanka. Tako ćete sastanak ubrzati i nećete razvodnjavati njegov početak s čekanjem da se svi uvedu u njegovu temu.
Iako doma možete raditi cijeli dan u onome u čemu spavate ili u trenirci i majci koja ima fleke od ostataka doručka, bolje je da se obučete u nešto drugo ako uključujete kameru na vašem računalu. Od vas se ne očekuje trodijelno odijelo i kravata, no poslovni casual ili formalna odjeća, odnosno ono što se očekuje da nosite na poslu bit će u redu. Naravno hlače su opcija, jer se uglavnom ne vide, no što ako se budete u nekom trenutku morali ustati ili zaboravite isključiti kameru dok idete na toalet?
Kako ne biste ometali druge dok govore za vrijeme sastanka isključite mikrofon dok ne govorite. Uključite mikrofon samo kad govorite. To će i poništiti svaku buku koja dolazi iza vas. Istovremeno ako vam netko uđe u sobu i počne govoriti s vama dok vam traje sastanak, što je kod kuće prilično stvarna mogućnost, nećete morati juriti u potrazi za prekidačem zvuka.
Na sastanku kojem sudjelujete uz pomoć videopoziva ponašajte se i koncentrirajte kao da je sastanak u živo. Nemojte pregledavati što vam je stiglo od poruka ili čitati članke na internetu. Pratite ono što se događa na sastanku i gledajte u kameru. Tretirajte sve druge kao da ste svi zajedno u istoj prostoriji. Ako tipkate na računalu ili gledate nešto drugo vaši kolege će to vidjeti.
Ako ste kod kuće s djecom ili imate kućne ljubimce, zamolite nekoga da pazi na njih dok traje videopoziv. Ako nemate nikoga oko vas da pazi na vašu djecu, dajte im da rade nešto što vole ili neka gledaju crtiće. No usprkos tome moguće je da će vam netko ući u sobu. Zbog toga se nemojte brinuti, jer velika većina vaših kolega bit će susretljiva. Ako do toga dođe, ispričajte se na trenutak od kolega i riješite problem.
Rad od kuće mnogima je izazov i dobro je učiniti ga lakšim. Ovih par savjeta pri tome može vam pomoći.